مادهٔ ۱۸: من وظایف و صلاحیت های هیئت اجرائی
مسئولیت و صلاحیت های منشی هیئت اجرائی شورای تاجیکان آسترالیا مسؤولیت اجرای امور اداری، مستندسازی، اطلاعرسانی و بایگانی مرتبط با جلسات شورا را بهعهده دارند. وظایف اصلی آنان بهشرح ذیل میباشد:
۱. اعلام تاریخ برگزاری جلسات رسمی شورا، تأیید نصاب قانونی جلسه، ثبت و شمارش تعداد اعضای حاضر در جلسه؛
۲. دریافت، دستهبندی و توحید اسناد و گزارشهای کمیتهها و انعکاس آن به رئیس اجرائی جهت اطلاع؛ و در صورت تقاضای شورای خبرگان، منشی موظف به ارائه آنها بوده و حق امتناع ندارد؛
۳. ارسال پیشنویس دستور جلسات به اعضای شورا پیش از برگزاری جلسات رسمی؛
۴. در صورت غیبت سخنگو ایفای وظیفه بهعنوان
سخنگوی موقت شورا؛
۵. تهیه و تنظیم رسمی صورتجلسات٫ جلسات شورای خبرگان و مجمع عمومی بهمنظور ثبت در آرشیف شورا و تحویل نسخه نهایی به واحد بایگانی مرکزی.
مادهٔ ۱۹: وظایف و صلاحهای شورای شورا
سخنگوی شورای تاجیکان آسترالیا مسؤول امور رسانهای، اطلاعرسانی عمومی و بازتاب رسمی مواضع شورا در سطح جامعه و در برابر نهادهای بیرونی میباشد. شرایط، مسئولیتها و اختیارات وی بهشرح ذیل تعیین میگردد:
۱. شرایط انتصاب:
سخنگو باید فردی دارای دانش، تجربه، مهارتهای ارتباطی مؤثر، و تسلط کافی بر زبان فارسی دری و زبان انگلیسی باشد.
ترجیح داده میشود این فرد از میان جوانان آگاه به فناوریهای نوین ارتباطی و آشنا با اصول دیپلماسی فرهنگی انتخاب گردد.
۲. حدود صلاحیت:
سخنگو تحت نظارت مستقیم رئیس و معاونین هیئت اجرائی فعالیت مینماید و بدون هماهنگی و تأیید کتبی هیئت اجرائی، مجاز به انجام مصاحبه، صدور بیانیه یا اعلام موضع رسمی از طرف شورا در رسانهها یا در برابر نهادهای رسمی نخواهد بود.
۳. مسئولیت عملکرد:
سخنگو مکلف است در تمامی مکاتبات، مصاحبهها و گفتوگوهای رسانهای، بهطور کامل مفاد مرامنامه، اهداف شورا و سیاستهای مصوب هیئت اجرائی را رعایت نماید و مواضع رسمی شورا را با دقت، شفافیت، صداقت و بیطرفی کامل بازتاب دهد.