ماده ۲۳: وظایف و صلاحیتهای هیئت نظارت و بررسی
هیئت نظارت و بررسی بهعنوان بازوی رسمی نظارتی هیئت اجرائی، مسؤولیت ارزیابی و تحلیل عملکرد نهادهای شورا را در چارچوب مفاد اساسنامه بر عهده دارد٫
این هیئت دارای وظایف و اختیارات ذیل میباشد:
۱. حوزهٔ نظارت مستقیم:
نظارت بر فعالیتهای مالی و اجرائی تمامی نهادهای تابع شورا، شامل:
۱. عضای هیئت اجرائی؛
۲. کمیتههای تخصصی؛
۳. نمایندگیهای ایالتی؛
۴. نمایندگیهای منطقهای؛
۲. حساب برسی و تحلیل اسناد:
بررسی، ممیزی و تحلیل کلیه اسناد مالی و حسابداری شورا، از جمله:
۱. بودجههای سالانه؛
۲. گزارشهای درآمد و هزینه؛
۳. قراردادهای رسمی)؛
۴. کمکهای مالی و بشردوستانه؛
۳. گزارشدهی و پیشنهاد اصلاحی:
ارائه گزارشهای تحلیلی منظم و مکتوب به هیئت اجرائی درباره:
۱. وضعیت عملکرد مالی؛
۲. رعایت آییننامهها و مصوبات؛
۳. پیشنهاد اقدامات اصلاحی در صورت مشاهده تخلفات اداری و اخلاقی.
۴. رسیدگی به شکایات:
دریافت، بررسی و تحلیل شکایات یا گزارشهای رسمی اعضا درباره:
۱. سوء استفاده؛
۲. تخلفات اجرائی؛
۳. انحراف از اصول و اهداف شورا.
این بررسیها باید با رعایت بیطرفی، رازداری و استقلال کامل انجام گیرد.
۵. اقدامات بازدارنده:
در صورت اثبات تخلف، هیئت میتواند:
۱. اخطار رسمی صادر کند؛
۲. اصلاحات فوری توصیه کند؛
۳. پیشنهاد تعلیق فعالیت بخشهای متخلف را به هیئت اجرائی ارائه نماید.
همهٔ اقدامات، مشروط به تأیید رسمی هیئت اجرائی خواهد بود.
۶. مشارکت در جلسات:
نمایندهٔ هیئت نظارت میتواند در جلسات رسمی هیئت اجرائی یا مجمع عمومی حضور یابد و نظرات تخصصی و مشورتی ارائه نماید، اما فاقد حق رأی اجرائی خواهد بود.
۷. هدف و رسالت کلان:
وظیفهٔ اصلی این هیئت، تضمین شفافیت، پاسخگویی و سلامت نهادی شورا در تمام سطوح است؛ با هدف ایجاد اعتماد عمومی و سازمانی در میان اعضا و جامعهٔ تاجیکان آسترالیا.
ماده ۲۴: کمیتههای کاری شورای تاجیکان آسترالیا
۱. شورای تاجیکان آسترالیا، بهمنظور تحقق اهداف اساسنامه و اجرای برنامههای تخصصی، میتواند بر اساس ضرورت، اقدام به تشکیل کمیتههای کاری فرعی نماید.
۲. کمیتههای پیشنهادی شورا ممکن است شامل موارد ذیل باشند:
• کمیته مالی و تدارکات؛
• کمیته فرهنگی؛
• کمیته اجتماعی؛
• کمیته ورزش و امور جوانان؛
• کمیته زنان؛
هیئت اجرائی میتواند بر اساس ضرورت، کمیتههای جدید ایجاد یا ادغام نماید.
۳. ترکیب و شیوه انتخاب:
هر کمیته از میان داوطلبان متخصص یا علاقهمند در حوزهٔ مربوطه تشکیل میشود.
مسؤل کمیته با رأی مستقیم اعضای همان کمیته، برای مدت دو سال و تحت نظارت هیئت اجرائی تاجیکان آسترالیا انتخاب میگردد.
۴. حدود استقلال و مسئولیت:
کمیتهها در چارچوب مصوبات و سیاستهای کلان شورا، در حوزهٔ خود استقلال اجرائی دارند اما در برابر هیئت اجرائی تاجیکان آسترالیا پاسخگو هستند.
۵. لایحهٔ وظایف و اختیارات:
برای هر کمیته، یک «لایحه وظایف و اختیارات» (Terms of Reference) بهصورت رسمی و کتبی تهیه میشود.
این سند با مشورت اعضای کمیته، تدوین توسط کمیته فرهنگی و تصویب توسط هیئت اجرائی نهایی میگردد.
۶. تبصره حقوقی:
تمام فعالیتها، انتخابات و نحوهٔ عملکرد کمیتهها باید منطبق بر مقررات Associations Incorporation Reform Act 2012 (Vic) باشد.