مادهٔ ۲۰: شرایط تشکیل نمایندگی ایالتی:
شورای تاجیکان آسترالیا میتواند، در صورت لزوم و بر اساس پیشنهاد رسمی جامعهٔ تاجیکان آن ایالت، نسبت به تأسیس، تعلیق یا تجدید ساختار نمایندگی ایالتی اقدام نماید، مشروط بر آنکه این امر به تصویب رسمی شورای مرکزی برسد.
۱. در هر ایالت باید فهرستی متشکل از حداقل پنجاه (۵۰) تن از افراد تاجیکان مقیم، که سن هجده (۱۸) سال را تکمیل کرده باشند، موجود باشد.
۲. از میان همان پنجاه (۵۰) تن، دستکم پنج (۵) نفر از افراد اهلخِرد و مورد اعتماد بهطور موقت برای پیشبرد مرحلهٔ مقدماتی انتخاب میگردند.
۳. این گروه پنجنفره موظف است پیشنهاد رسمی تشکیل نمایندگی ایالتی مربوطه را بهصورت کتبی به شورای تاجیکان آسترالیا ارائه نماید.
۴. وظایف این گروه پنجنفره صرفاً موقتی بوده و محدود به ادارهٔ امور اولیه، هماهنگیهای لازم برای ثبت قانونی و تدارک برگزاری نخستین مجمع عمومی میباشد. پس از تشکیل مجمع عمومی و انتخاب هیئت اداری، مسؤولیت این گروه خاتمه مییابد.
مادهٔ ۲۱: ساختار نمایندگیهای ایالتی٫ شهری و محلی شورای تاجیکان آسترالیا، (حسب ضرورت).
۱. شورای تاجیکان آسترالیا، که مرکز آن در ایالت ویکتوریا قرار دارد، میتواند بر اساس مفاد این اساسنامه و در پی دریافت پیشنهاد رسمی جامعهٔ تاجیکان مقیم، در ایالتهایی که جامعهٔ تاجیکتبار حضور فعال دارد، نمایندگیهای ایالتی تأسیس نماید.
۲. نمایندگیهای ایالتی نیز زیرمجموعهٔ حقوقی شورای تاجیکان آسترالیا بوده و مکلفاند در چهارچوب این اساسنامه و مصوبات شورای مرکزی فعالیت نمایند.
۳. نمایندگیهای ایالتی میتوانند حسب ضرورت، در محدودهٔ حوزهٔ جغرافیایی خود، نمایندگیهای شهری و محلی را ایجاد نمایند. نمایندگیهای شهری و محلی زیرمجموعهٔ حقوقی نمایندگی ایالتی مربوطه محسوب میشوند و موظفاند مطابق با مفاد این اساسنامه و مصوبات شورای ایالتی خود فعالیت نمایند.
۴. نمایندگیهای شهری و محلی حق ایجاد نمایندگی فرعی دیگر را ندارند و صرفاً در چارچوب صلاحیتهای محولشده از سوی نمایندگی ایالتی فعالیت مینمایند.
۵. نمایندگیهای ایالتی نیز زیرمجموعهٔ حقوقی شورای تاجیکان آسترالیا بوده و مکلفاند در چهارچوب این اساسنامه و مصوبات شورای مرکزی فعالیت نمایند.
۶. در صورت بروز هرگونه اختلاف یا تعارض بین نمایندگیهای ایالتی، شهری یا محلی، مرجع نهایی رسیدگی و تصمیمگیری، شورای تاجیکان آسترالیا خواهد بود.
۷. ترکیب هیئت اداری نمایندگیهای ایالتی و محلی.
۱. هیئت اداری نمایندگی ایالتی متشکل از پنج عضو اصلی به شرح ذیل میباشد:
۱. رئیس ایالتی؛
۲. معاون ایالتی؛
۳. منشی ایالتی؛
۴. خزانهدار ایالتی؛
۵. سخنگو یا مسؤول روابط عمومی ایالتی.
۲. هیئت اداری نمایندگی محلی متشکل از پنج عضو اصلی به شرح ذیل میباشد:
۱. نمایندهٔ شورا (بهعنوان رابط رسمی با شورای تاجیکان آسترالیا و نمایندگی ایالتی مربوطه)؛
۲. معاون نمایندهٔ شورا؛
۳. منشی؛
۴. خزانهدار؛
۵. یک عضو عادی؛
۳. اعضای علیالبدل:
در صورت ضرورت و با توجه به گستردگی فعالیتها، مجامع عمومی نمایندگیهای ایالتی و محلی میتوانند حداکثر دو عضو علیالبدل یا عادی دیگر انتخاب نمایند.
۴. شیوهٔ انتخاب:
اعضای هیئت اداری نمایندگیهای ایالتی با رأی مستقیم اعضای رسمی همان ایالت، برای یک دورهٔ دوساله انتخاب میگردند. روند انتخابات تحت نظارت شورای مرکزی برگزار خواهد شد.
۵. حدود استقلال و تبعیت
۱. نمایندگیهای ایالتی، از لحاظ حقوقی تابع شورای مرکزی بوده و مکلفاند در چهارچوب این اساسنامه و مصوبات شورای مرکزی فعالیت نمایند.
۲. نمایندگیهای ایالتی در امور اجرائی، فرهنگی و مالی داخلی خویش دارای استقلال نسبی بوده و میتوانند بر بنیاد اصول دموکراتیک و با رعایت مصالح عمومی جامعهٔ تاجیکان فعالیت نمایند.
۳. نمایندگیهای شهری و محلی تابع نمایندگی ایالتی مربوطه محسوب شده و در حدود صلاحیتهای محولشده از سوی آن، با رعایت مفاد این اساسنامه، فعالیت مینمایند.
ماده ۲۲: هیئت بررسی و نظارت
۱. هیئت بررسی و نظارت، بهعنوان یک نهاد مستقل، تخصصی و ناظر در ساختار شورای تاجیکان آسترالیا، مسؤولیت بررسی شفافیت مالی، ارزیابی عملکرد اجرائی، و نظارت بر تطبیق فعالیتها با اساسنامه و مرامنامه شورا را بر عهده دارد.
۲. حوزهٔ صلاحیت هیئت بررسی و نظارت شامل موارد ذیل است:
• نظارت بر اسناد مالی، بودجه و مصارف هیئت اجرائی؛
• ارزیابی عملکرد کمیتهها و نمایندگیهای محلی شورا در مناطق مختلف آسترالیا به ویژهٔ ایالت ویکتوریا؛
• بررسی تخلفات، سوء مدیریت یا تخطی از اصول حقوقی، مالی و اجرائی شورا؛
• رسیدگی به شکایات اعضا در زمینهٔ فساد، نقض آییننامهها یا انحراف از اهداف بنیادین شورا.
۳. نحوهٔ انتخاب و پاسخگویی:
اعضای هیئت بررسی و نظارت با رأی مستقیم مجمع عمومی برای مدت دو سال انتخاب میشوند و در برابر همان مرجع پاسخگو میباشند.
۴. ترکیب هیئت:
• یک مدیر (مدیر هیئت نظارت)؛
• یک معاون رئیس؛
• حداقل سه عضو دیگر (تعداد قابل افزایش با توجه به حجم کاری یا شمار نمایندگیهای ایالتی و محلی).
۵. شرایط عضویت:
• تخصص یا تجربه در یکی از حوزهٔهای حقوقی، حسابداری، مدیریت یا امور نظارتی؛
• استقلال رأی، بیطرفی سیاسی، و نداشتن مسئولیت همزمان در نهادهای اجرائی شورا؛
• پایبندی به اصول اخلاقی، رازداری و نظم در گزارشدهی.
۶. گزارشدهی و اختیارات:
هیئت بررسی و نظارت مکلف است:
• گزارش سالانهٔ رسمی و در صورت لزوم، گزارشهای فوری به هیئت اجرائی ارائه نماید؛
• پیشنهاد اصلاح ساختارها، فرآیندها و عملکردها را ارائه دهد؛
• درخواست تحقیق مستقل در موارد خاص داشته باشد؛
• توصیه یا اخطار، تعلیق یا بررسی مجدد عملکرد اشخاص یا نهادهای مربوطه ارائه کند.